Nieuwe balans in (thuis)werken

Corona heeft bij veel bedrijven en organisaties voor een grote verandering gezorgd in de manier van werken en reizen. Inmiddels is het dringende advies om vanuit huis te werken vervallen. Uit onderzoek blijkt dat veel medewerkers graag een paar dagen per week vanuit huis wil blijven werken. Anderen kunnen niet wachten om full time terug te keren ‘naar kantoor’.

Hybride werken, oftewel de combinatie tussen fysiek en digitaal werken is een werkvorm die  zeer waarschijnlijk blijft. Wat is voor jouw bedrijf een prettige en werkbare nieuwe balans? En hoe regel je dat goed? IJmond Bereikbaar helpt je op weg.

Meer vrijheid, wel afspraken maken

Zo’n 70% van de medewerkers geeft aan thuis productiever te werken dan op kantoor. Functie- en focuswerk doen ze het liefst in hun eigen omgeving. Wat ze missen is de sociale kant van het werken: samenwerken, brainstormen, kennisdelen en het praatje bij het koffieapparaat.

Wil jij (deels) thuiswerken blijvend aanbieden aan je medewerkers, maak dat dan ook duidelijk met een thuiswerkbeleid. Geen ellenlang en ingewikkeld boekwerk, gewoon een paar duidelijke afspraken over en weer. De MKB Servicedesk heeft een werkbaar stappenplan.

Enkele voorbeelden van afspraken die je kunt maken:

  • De tijden en/of dagen die je medewerker thuis werkt (bijv. niet de woensdag én de vrijdag in dezelfde week)
  • De werkzaamheden die je werknemer thuis doet
  • Welke apparatuur beschikbaar wordt gesteld

En ook:

  • Het bedrijfsbeleid voor het gebruik van internet, de omgang met vertrouwelijke gegevens en inlogcodes
  • Afspraken over bereikbaarheid (telefonisch of digitaal) en transparantie van de werkagenda
  • Sancties als je werknemer het thuiswerkbeleid overtreedt en situaties waarin de afspraken voor thuiswerken ingetrokken worden
Is thuiswerken een recht?

Nee. De Wet Flexibel Werken regelt dat een individuele werknemer een verzoek kan doen om aanpassing van arbeidsduur, werktijd en arbeidsplaats. Elke medewerker, die minimaal een halfjaar (26 weken) bij je in dienst is, kan zo’n verzoek doen, de motivatie maakt niet uit.

De werkgever kan een verzoek afwijzen, maar moet hiervoor een goede reden hebben. Als je niet reageert op het verzoek, wordt het automatisch toegekend.

 De Wet Flexibel Werken geldt niet voor werkgevers met minder dan 10 werknemers. Als werkgever van een klein bedrijf kun je dus altijd een verzoek tot thuiswerken afwijzen, zonder reden.

Zorgplicht voor de thuiswerkplek

Als werkgever ben je op grond van de Arbowet verantwoordelijk voor een gezonde en veilige inrichting van de werkplek en materialen waarmee je arbeid laat verrichten. Dit geldt, naar redelijkheid, ook voor de werkplek thuis.

Dit hoort daarbij:

  • Je instrueert je medewerkers actief over hoe zij hun werk veilig en gezond kunnen doen. Dit moet een terugkerend onderwerp van gesprek zijn. De medewerker geeft daarbij ook actief aan wat nodig is om de werkplek zo te maken dat je normaal gesproken geen klachten krijgt.
  • Om inzicht te krijgen in waar de risico’s liggen voor jouw medewerkers kun je een risico inventarisatie en evaluatie (RI&E) maken.
  • Ook is in de wet bepaald dat je als werkgever overleg hebt met de OR of personeelsvereniging over het arbobeleid.

En verder:

Lichamelijke en mentale gezondheid

Een ander punt van aandacht is dat je blijft zorgen voor de lichamelijke en mentale gezondheid van je medewerkers. Uit onderzoek blijkt dat thuiswerkers op een dag minder pauze nemen en  minder bewegen. Maar ook dat ze minder snel aan de bel trekken als de werkdruk en daarmee stress oploopt.

Dit kun je doen:

 

Belastingvrij vergoeden binnen en buiten de Werkkostenregeling

En wat kost dat?  Vroeger mocht je je medewerkers
€ 1.815 geven om de thuiswerkplek in te richten. Inmiddels is deze regeling achterhaald.  Veel faciliteiten voor thuiswerken kun je onbelast ter beschikking stellen en drukken zo niet op de vrije ruimte van de Werkkostenregeling. Een thuiswerkvergoeding of speciale verzoeken die niet in de arbo-richtlijn vermeld staan, breng je wel onder in de vrije ruimte van de WKR.

De website werkkostenregeling-wkr.nl geeft extra informatie

Flexibele reiskostenvergoeding
Werkt jouw medewerker 40% of meer van de tijd vanuit huis? Dan mag je geen forfaitaire reiskostenvergoeding meer geven. Ook bij een lager percentage is het zinvol om door te rekenen of een flexibele reiskostenvergoeding voordeel oplevert. 

Contact

Wil je meer weten of even sparren over hoe jij hybride werken vorm geeft in jouw bedrijf? Bel of mail naar onze mobiliteitsmakelaar Ronald Vierkant voor gratis advies: 06-50050995 en rvierkant@odijmond.nl  

Vrije ruimte Werkkostenregeling in 2022

De vrije ruimte in de WKR is weer teruggebracht naar 1,7% over de totale loonsom tot € 400.000. Daarboven is het percentage 1,18%.

Alles wat je moet weten over de WKR. Lees verder >>

Impact op milieu en bereikbaarheid

Als iedereen die thuis kan werken na Covid-19 één extra dag vanuit huis gaat werken ten opzichte van de situatie voor Covid-19, levert dat de samenleving zo’n vier miljard euro op. De uitstoot van CO2 daalt met 606 kiloton.

Bron: onderzoek PWC 2020